利用していないレポート&ダッシュボードを整理したい

 2019.07.10 customer_success

こんにちは。Salesforce運用支援サービス「AGORA」のサポート担当 Miyazakiです。

データ分析のためにレポート&ダッシュボードをたくさん作ってきたのはいいけれど、作りすぎて実際にどれが使われているのかわからない! レポート&ダッシュボードを整理したい!とお悩みの管理者さまいらっしゃいませんか?

利用していないレポート&ダッシュボードを一覧化して、 レポート&ダッシュボードを断捨離しちゃいましょう!

レポート&ダッシュボードの最終実行日をレポートで一覧化

利用していないものがどれか判別するために、レポート&ダッシュボードの最終実行日を確認するレポートを作成します。
(え!断捨離したいのにまた増やすの? と思われましたか?)

作成手順はこちら。

    1. カスタムレポートタイプ「レポート&ダッシュボード」を作成します。
    2. 「A主オブジェクト:レポート」を指定し、「B:ダッシュボードコンポーネント」「「A」レコードには関連する「B」レコードの有無は問いません。」を指定します。

      レポートタイプ作成画面

 

  1. 新規レポート作成で、管理レポートからレポートタイプ「 レポート&ダッシュボード 」を選択します。
  2. 「レポート:レポートタイプ」「レポート:レポート名」「レポート:最終実行」「ダッシュボードコンポーネント:タイトル」などの項目を表示します。
  3. 「レポートタイプ 」を行でグループ化します。

できあがりは こんな感じ。

 
レポートの実行結果にダッシュボードのタイトルがあるものは、ダッシュボードのソースレポートになっている、ということを意味します。ダッシュボードを更新するとソースレポートも実行されるので、「最終実行」の値も更新されます。

ダッシュボードのタイトルがあって、レポートの「最終実行」が空白(-)となっているダッシュボードは更新されておらず、利用されていない可能性が高いといえますね!
「最終実行」日付が古いレポートも、現在は利用されておらず不要と判断できるでしょう。

これらの情報を参考にして、レポート・ダッシュボードを断捨離してすっきりしちゃいましょう!

最後に

「こんなレポートが作成したいけど、具体的な手順がわからない…。」
「何とか自分で設定してみたけど、このやり方で合っているのかな…?」日々の運用で悩むこと、Salesforceのヘルプを見たけれど解決方法が分からないことなどちょっとしたことを相談できるサービスがあるといいなと思うことはありませんか?

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