成立した商談の金額、変えたくない!

 2019.08.27 customer_success

こんにちは。Salesforce運用支援サービス「AGORA」のサポート担当 Inoです。
日々、たくさんのお客様から頂くお問い合わせの中で、「これは他のお客様にも役に立つはず!」というSalesforceのワザやトラブル解決法をご紹介させて頂きます。

今回は「成立した商談の金額、変えたくない!」という場合の解決方法です。

成立した商談の金額、変えたくない!

先日、フェーズを『成立』にしたら入力規則を使って、他のフェーズに変更できないようにするという設定をしました。(詳細はこちら

さらに、「商談が成立したら、フェーズだけではなく金額も変更できないようにしたい」という追加の要望を受けました。

事象

 

解決内容

〈解決キーワード〉
 レコードタイプ
 ワークフロールール

フェーズが「成立」になった時、金額項目をページレイアウト上で編集不可(参照のみ)にするという方法で設定をします。
金額項目が編集可能のページレイアウトと編集不可のページレイアウトを、フェーズが「成立」になった時に自動的に切り替える、というイメージです。

実際には、ページレイアウトはレコードタイプに紐づいているので、レコードタイプを切り替える、という設定をします。流れとしては以下の5段階になります。

1. 前準備として編集可能/編集不可の2種類のページレイアウトを用意します。
2. それぞれに紐づいたレコードタイプも2種類用意します。
3. また、商談オブジェクトはレコードタイプの他に「セールスプロセス」という特殊な設定が必要なので、セールスプロセスも作成します。
4. レコードタイプの切り替えは、ワークフロールールの項目自動更新で行います。
5. 商談が成立/不成立になったら、ページレイアウト(レコードタイプ)を変更する、というワークフロールールを作ります。

準備するものは多く見えますが、Salesforceなのでポチポチッとクリックしていけばいいだけです!

では、実際に設定してみましょう!

 

① 「設定」-「オブジェクトマネージャ」-「商談」-「ページレイアウト」―「新規」をクリックします。「既存のページレイアウト」に今、使用しているレイアウトを設定し、名前をつけて「保存」をクリックします。

解決1

 

② 「金額」項目にマウスを当てると右側に レンチ のマークが出てくるので、クリックします。項目プロパティの画面が出るので、「参照のみ」にチェックを入れて「OK」をクリックします。

レイアウトの編集画面に戻るので、「保存」をクリックします。

解決2

 

③ 「設定」-「ホーム」-「機能設定」-「セールス」-「セールスプロセス」を選び、「新規」をクリックします。コピー元にマスタを選択し、「保存」をクリックします。商談フェーズを設定する画面になるので、すべてのフェーズが選択済みになっている事を確認して「保存」をクリックします。

解決3

 

④ 「設定」-「オブジェクトマネージャ」-「商談」-「レコードタイプ」-「新規」をクリックしレコードタイプを作成します。各項目を設定し、③で設定したセールスプロセスを使用します。必要なプロファイルに割り当てて「次へ」をクリックします。

ページレイアウトを割り当て画面になるので、レコードタイプに割り当てるページレイアウトを選びます。

編集可能/編集不可ページレイアウト、それぞれのレコードタイプを作成します。

これで、前準備は終わりです!

解決4

 

⑤ いよいよ、ワークフロールールを作成します。「設定」-「プロセスの自動化」-「ワークフロールール」-「新規ルール」で商談を選びます。

「作成されたとき、および編集されるたび」を選び、ルール条件は「条件が一致する」で「フェーズがClosed Wonと一致する」と設定し「保存&次へ」をクリックします。

解決5

 

⑥ ワークフローアクションの指定画面で「ワークフローアクションの追加」の右側の▼をクリックし、「新規項目自動更新」をクリックします。

解決6

 

⑦ 項目自動更新の編集を設定します。更新する項目は商談の商談レコードタイプを選択します。新規項目値は編集不可ページレイアウトに割り当てられているレコードタイプを選び、保存します。

ワークフローアクションの指定画面で「完了」をクリックし、ワークフロールール画面で「有効化」をクリックします。

解決7

これで設定は終わりです。

 

⑧ それでは、テストしてみましょう!
フェーズがClosed Won(成立)前の画面では、金額は編集可能なのでマウスを当てた時にペンのマークが表示されています。

成立になった時の画面では、マウスを当ててもペンのマークが表示されないので、編集不可になっている事が分かります。

設定のテスト、成功です! とても楽しくなりますよね!
「ホントに編集不可になっているの?」と思った方は、是非ご自分で設定して試してみて下さい。

解決8

 

最後に

「もう少し詳しく知りたい!」
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