今さら聞けない!? Salesforceのレポートタイプ

 2019.11.21 customer_success

こんにちは。Salesforce運用支援サービス「AGORA」のサポート担当Miyashitaです。
レポートを作成するとき、まず、レポートタイプを選びますよね。
何となく選んで、何となくレポートを作れちゃうのですが。。。
何を選んだかによって、レポートに表示される内容が「変わる」んですよね。

どう「変わる」んだっけ?  選び違えるとどうなっちゃうんだっけ? レポート沢山作っているけど 分かっているようで分かってない、かも…..。

とっても大事なポイントを、まとめてお伝えします!

3階層のカスタムオブジェクト

『親』『子』『孫』と、順に関連付いているカスタムオブジェクトで確認します。
ER図
ちなみに、このER図 ↑ はGoogle Chromeの拡張機能「Salesforce DevTools」で作りました。
項目定義書も作れたりと、便利なのです!

「1つ以上必要か」、「有無は問わないか」、それが問題だ

①「子孫が1つ以上必要」なレポートタイプ「親子孫」
親子孫レポートタイプ

↑ / ↓ 円の重なった部分(グレー部分)のレコードがレポートに抽出されます。

②「子孫の有無は問わない」レポートタイプ「親子孫有無は問わない」
親子孫有無は問わないレポートタイプ

“ベン図” で見ると、とってもイメージしやすいですよね。

子/孫、いる/いない

3パターンの『親』を「松山家」「竹原家」「梅田家」として登録して
レポートを作れば、
サンプルレコード

②で作るレポートには3家庭すべて表示され、
①で作ると『子』も『孫』もいる「松山家」だけが表示されるはず。
どちらのレポートでも3家庭表示された

なのに、あれっ?
レポートタイプ①で作ったレポートにも、
『子』『孫』のいない「竹原家」「梅田家」が表示された!?

項目の問題でした

「子名」「孫名」を表示させると、当初の想定通り、
「竹原家」「梅田家」が表示されなくなりました。
項目の問題でした

そうか !
関連レコード「1つ以上必要か」が効くのは、
関連レコードの項目を表示させる場合なんですね!

ということは、「親名」「子名」だけのレポートにしたら、
2家庭と3家庭
うんうん、思った通り。

で、よく考えると、
最初に作った「親名」だけ、つまり『親』の項目だけのレポートなら、
「親」レポートタイプ(関連オブジェクトなし)で十分でした。

これだと当然、3家庭すべてが表示されます。

では、
・『子』がいる家庭だけ
・『子』がいない家庭だけ
を表示するにはどうしたら!?
親レポートタイプ

そんな時は「クロス条件」を使うんでした💦
クロス条件
レポート機能を正しく知った上で活用して、
むやみにレポートタイプを増やさない、というのもアドミの腕の見せ所かも!

※ この機会に、レポートの基本機能を全部学び直したい!という方、こちらをどうぞ。
レポート〜入門編〜
レポート[前編/クロス条件・バケット項目]
レポート[後編/カスタムレポートタイプ]

最後に

このほかの基本機能も「もう少し詳しく知りたい!」
「いま、使っている組織環境の場合について相談したい!」
日々の運用で悩むこと、Salesforceのヘルプを見たけれど解決方法が分からないことなど、ちょっとしたことを相談できるサービスがあるといいなと思うことはありませんか?

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