Salesforceで社内申請・承認業務の迅速化!<承認プロセス>

 2018.03.20 support_service_team

こんにちは!新人アドミニストレーターの坂口です。
今回は、社内申請・承認業務を効率化できる機能、承認プロセスについてご紹介します。

承認プロセスとは

上司が多忙で、なかなか承認がもらえない・・・。
そんな悩みをお持ちの方、多いんじゃないんでしょうか?
もしかしたら、その問題、Salesforceで解決できるかもしれません!

承認プロセスを使用することで、値引き申請や休暇申請などの
レコード承認の処理が自動化できます。

Chatterやメールを使用して、携帯から承認を行うよう設定もできます。
外出が多い多忙な方も、移動中などの時間を有効に使えますね!

今回設定するケースは

商談割引率(商談のカスタム項目、あらかじめ作成済み)10%以上の場合に
承認が必要」という例で設定します。

条件をまとめてみました。

割引率(カスタム項目)が10%以上の場合に承認プロセスを使用(=開始条件)
承認がおりたら商談所有者にメールで通知(=最終承認時のアクション)
申請が却下されたら商談所有者にメールで通知(=最終却下時のアクション)

事前準備 ~メールテンプレートの作成~

今回はSalesforceの新しい画面「Lightning Experience」で設定したいと思います!
※Lightning Experienceについては、こちらをご覧ください。

<作成するテンプレート>
・承認者への承認申請通知(※設定は任意です)
・商談所有者に承認/却下の通知(今回のケースで必要となります。)

▲【クリックパス】設定>メール>メールテンプレート

※メールテンプレートについては、以下のページをご確認ください。
Salesforce Help & Training | Salesforce Classic でのテキストメールテンプレートの作成

いざ、設定!

承認プロセスの設定方法は2通り

ジャンプスタートウィザード: シンプルな承認プロセスを簡単に作成できます。
標準ウィザード: 承認プロセスが複雑で、特定のステップを定義する場合に使用します。

▲【クリックパス】設定>プロセスの自動化>承認プロセス

メールテンプレート、開始条件、承認者の設定

まずは、承認者に送信するメールテンプレート、承認プロセスを使用する条件、
承認申請を割り当てるユーザの設定を行います。

ワークフローアクションの設定

承認プロセスの詳細ページで申請/承認/却下時のアクションの設定を行います。

●レコードのロックおよび解除(デフォルトで以下の通り設定されています)
申請および最終承認時 ⇒ レコードを編集できないようにロック
最終却下および取消時 ⇒ レコードを編集できるようにするためロックを解除
※最終承認時および却下時のみ設定を変更できます。変更する場合は [編集]をクリックします。

 

●最終承認時と最終却下時に商談所有者へメール通知

[新規アクションの追加] をクリックして、最終承認時と最終却下時のアクションに
それぞれ [メールアラート] を設定します。

設定を有効化

ワークフローアクションの設定が完了したら、[有効化] をクリックします。

※ちなみに、今回の例では、レコードのロックメールアラートを設定しましたが、
それ以外にもワークフロールールと同じアクションを設定できます。

ワークフローについては、以下のページをご確認ください。
Salesforce Trailhead | ワークフローを使用した一連の遅延アクションの自動化

設定した承認プロセスをテストします

割引率が10%以上の商談のレコードを作成し、承認申請のボタンをクリックします。

承認者の画面で対象のレコードを表示すると、[承認履歴] に表示されました。
[▼] のボタンをクリックすると承認ができます。とても便利ですね!

さらに、先程メールアラートの設定を行いましたので、承認者が[承認] または [却下] を
クリックすると、商談所有者にメールが届きます。

さらに便利な使い方

最後に、メールやChatterを使用して承認ができるようにすることも可能です。
これを使うとモバイル上で承認と却下ができるようになります。

●Salesforce Help & Training | ユーザによるメール承認申請への返答

●Salesforce Help & Training | Chatter からの承認申請へのユーザによる返答

使いやすいようにうまくカスタマイズしてみてくださいね 😀

以上承認プロセスについてでした。

 

パソナテキーラでは、Salesforce管理・運用の「困った」をお客様先に常駐してサポートする「Actii」というサービスをご提供しています。ご興味があれば、こちらより詳細をご覧ください。

 

Actii – Salesforce管理者の常駐支援サービス

ブログ購読のご案内