項目の整理をして業務効率とデータの信頼性をアップ!

 2017.09.21 support_service_team

こんにちは。新人アドミニストレーターのKです。
秋の夜風が涼しい日々ですが、皆様いかがお過ごしでしょうか?

さて今日は、定期的に実施したいSalesforceの項目整理についてご紹介します。

Salesforceの項目整理 便利なツールと注意点

カスタマイズがとてもスピーディーにできるSalesforce。

色々な人に頼まれるまま、沢山の項目を作ってしまったり
「この項目は前任者の時からあるけど、みんな使っているの?」なんて感じたご経験はないでしょうか?

項目が増えて入力が面倒になってしまったり、その結果、情報が歯抜けになって信頼性のあるレポートが作れない…なんてことになっては本末転倒ですよね。

そろそろ増えた項目を整理したいなぁ…でも手間がかかりそうだし…
そんな時に役立つツールがこちらです。

 

FieldFootprint

Salesforceのための便利なアプリが集まるサイト「App Exchange」からインストールできます。(現在は英語版のみ)

Field Footprint インストール画面

※リモートサイトの設定が必要です。インストールについては、御社のセキュリティの基準に沿ってご判断ください。

インストールが完了すると、アプリケーションやタブが自動生成されます。

アプリケーション タブ

レコード作成ボタンをクリックし、分析したいオブジェクトを指定します。

Create_Footprint

「保存&分析」のボタンをクリックすると、下のような分析結果のレコードが作成されます。

項目ごとの入力率や、入力規則が適用されているもの、ワークフローで参照されているものなど
グラフや表で分かりやすく表示されて、とても便利です!

「過去半年間に作成されたレコード」など、分析するレコードをフィルタで指定することができ、結果をレポート表示させたり、csvやExcelにエクスポートすることも可能です。

ツールを使って削除したい項目のリストができたら、まずはSandboxで削除してみましょう。

 

項目削除の注意点

    • 入力規則や数式項目など、ほかの場所で参照されていると削除できません
      VisualForceページやApexクラスなどは上記ツールでは調べられないため、削除時にエラーメッセージが表示されます。
    • 項目を削除すると、「削除済み項目」に15日間保存されますが、API参照名が変わります
      「__c」の前に「_del」がつきます。 例:Afterservice_Flag_del__c
      復元した時もこの名前になってしまうので注意が必要です。
    • 削除されたカスタム項目を復元しても、元に戻らない設定があります
      ページレイアウトや必須項目の設定、主従関係や数式などは無効になっているため、設定をやり直す必要があります。
      ※詳細はSalesforceのヘルプ「削除されたカスタム項目の管理」をご確認ください。


より使いやすい仕組みにするために

さまざまなデータを最大限活用するには、入力されたデータの信頼性がとても重要です。
そのためには、できるだけ入力する項目は減らし、かつ正確に入力してもらうための工夫が必要ですね。
システム管理者として、日々のメンテナンスも大切な仕事の一つです。

パソナテキーラでは Salesforce の導入サポートや、運用をお手伝いする認定アドミニストレータの派遣事業を行っています。
Salesforce の運用改善などのご要望がございましたら、ぜひお気軽にお問合せ下さい。

以上、Salesforceの項目整理についてのご紹介でした。

Actii – Salesforce管理者の常駐支援サービス