重複レコードを作らせない方法(一致ルール/重複ルール)

 2017.02.23 support_service_team

こんにちは、アドミニストレーターの立野です。

今回は、Salesforceで重複データ作成を防ぐにはどうすればいいか?というテーマを取り上げます。

セールスフォースにデータ(レコード)を格納していくと、全く同じ内容のレコードを複数入れてしまい重複となる場合があります。

同じレコードがいくつもあるためどれが正しいレコードなのか分からなくなると、正確なデータ管理ができなくなります。結果的にそのレコードをもとにして作成した分析レポートなどの信頼性も失われてしまいます。

すでにレコードが重複で入ってしまっている場合は、マージ(統合)して正しいレコードにまとめるという作業が必要です。この作業はまずどのレコードが正しいのか精査しなくてはならないため、重複レコード数が多い場合は大変な時間と手間がかかってしまいます。

そこで、最初からレコードを登録する時点で、重複だと思われるものは入らないようにしてしまおう!という設定がセールスフォースの標準機能には設けられています。それが一致ルールと重複ルールです。

この機能を使うと、重複レコードを登録させないようにするだけでなく、重複ではない場合は確認したうえで登録を許可するといった設定も可能になります。重複したレコードをレポートで表すことも出来るようになるので管理上大変便利な機能です。

 

※ Spring’16以降、リード、取引先、取引先責任者オブジェクトの一致ルールと重複ルールは最初から有効化されています。

 

1.一致ルールとは

まず、一致ルールで対象の項目同士を比較し、これから登録しようとしているデータとすでに既存で登録済みのデータに類似性があるかどうかを判断します。

一致ルールはあくまで類似性を判断するだけなので、次に説明する重複ルールを作成し一致ルールと合わせて起動しないとルールが稼働しません。

つまり、実際に重複させないようにするには一致ルールと重複ルールの両方を設定する必要があります。

一致ルールの設定

一致ルールの設定画面で、どのオブジェクトのレコードが重複しているかどうかの判断基準を確認できます。

リード、取引先、取引先責任者オブジェクトの一致ルールは有効化されているので特に無効にする必要がないのであれば、このままの状態でかまいません。

それ以外のオブジェクトにルールを作成したい場合は、カスタムオブジェクトには対応しているので[新規ルール]をクリックしてルールを作成する必要があります。

 

2.重複ルールとは

上記でも説明しましたが、一致ルールと連動して重複ルールでレコードの重複登録を防ぎます。

一致ルールでは、ユーザーが作成または編集するレコードが重複しているかどうかを判断し、重複ルールの設定で実行させることになります。

重複ルールの設定

 

◆一致ルールの新規作成と重複ルールの設定◆

では実際に、レコードの重複登録を回避するためのルールを設定してみましょう。

今回は例として、取引先責任者オブジェクトの一致ルールと重複ルールの設定を変更してみます。

取引先責任者オブジェクトにはデフォルトで一致ルールも重複ルールも設定されていますが、今回はメールの重複に的を絞ってルールをカスタムで作成します。

まず一致ルールで、取引先責任者オブジェクトに[新規ルール]を作成し、メールの完全一致を検出するというシンプルなルールを作成します。その後その一致ルールを重複ルール上で指定し、メールが重複していたら新規レコードの作成を阻止する重複ルールを作成します。

上記1の一致ルールの設定画面より、取引先責任者オブジェクトを選択し、新規でルールを作成します。

(設定>Data.com 管理>重複管理>一致ルール>[新規ルール])

 

これで新しい一致ルールが作成されました。

次に、2の重複ルールの設定より取引先責任者の重複ルール名をクリックし、続いて[編集]をクリックします。

(設定>Data.com 管理>重複管理>重複ルール>[標準 Contact の重複ルール]>[編集])

 

取引先責任者オブジェクトはすでに重複ルールが設定されているので、編集画面を開いてみると以下のようにルール名や説明などが記載してありチェックも入っている状態です。

 

アクションのレポートにチェックを入れると、カスタムレポートタイプでどのレコードが重複となったかレポートで確認ができます。

カスタムレポートタイプについては、詳しくは弊社ブログをご確認ください。

セールスフォースの基本機能 レポート[後編/カスタムレポートタイプ]

 

今回は、新規で作成した一致ルールを取引先責任者オブジェクトに設定するので、[一致ルール]の選択を変更します。

 

これで重複ルールに一致ルール設定が完了しました。

では、実際に取引先責任者に重複ルールがきちんと設定されたのかを下記の手順で確認してみましょう。

 

設定する前は保存ができましたが、新規一致ルールを重複ルールに設定したので、同じメールが入っている状態で保存をすると赤字でアラートが表示され保存ができなくなりました。

今回の例ではシンプルにメール項目だけを指定しましたが、他の項目も指定するとより重複を防ぐ効果が上がります。

 

一致ルール/重複ルールの考慮点

最後に一致ルールと重複ルールを設定するうえでの注意点をあげていきます。

  • 重複ルールは、取引先、取引先責任者、リード、およびカスタムオブジェクトでのみ使用可能です。商談などの他のすべて標準オブジェクトは現在サポートされていません。

  • 重複ルールには実行されない場合があります。詳細はヘルプをご確認ください。

重複管理の使用に関する考慮事項 | Salesforce

 

以上、重複管理についてでした。

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