セールスフォースの基本機能 入力規則

 2016.08.25 support_service_team

こんにちは、新人アドミニストレータの Y です。今回は、入力規則についてご紹介いたします。

■ 入力規則とは?
そもそも「入力規則」とは何なのでしょうか?
ユーザがセールスフォースにデータを入力する際、できる限り正確な情報が登録されるように設定および作成できるルールのことです。より精度の高いデータがセールスフォースに登録されるよう、手助けをしてくれる機能と思っていただくとよいと思います。

入力規則には、「システム入力規則」と「カスタム入力規則」の2種類があります。「システム入力規則」は項目プロパティで制御できる入力チェックのことです。例えば、文字列でなく数値を入力してほしい項目がある場合、データ型を「数値」に設定することで、ユーザが数値以外を入力するとエラーメッセージを表示し、データの保存を阻止することができます。また、必ず入力してほしい項目の場合は「必須項目」欄にチェックを入れることにより、その項目が空白の場合に、エラーメッセージを表示し、データの保存を阻止します。

こういった項目プロパティの設定だけでは制御しきれないものを扱うのが「カスタム入力規則」です。入力規則は、システム入力規則が先に判定され、そこでエラーがない場合にのみカスタム入力規則の判定に移ります。そのため、システム入力規則でエラーが出ている状態では、カスタム入力規則の判定は行われていないことになります。今回は「カスタム入力規則」に内容を絞って解説いたします。

■ カスタム入力規則
例えば、数字しか入力してほしくない電話番号などの項目に、誤ってアルファベットなどが入力されることがないように入力規則を作成することができます。数字以外の文字が入力されている場合にエラーメッセージを表示して、誤った情報が保存されないよう阻止することができるのです。

■ 入力規則を作成するには?
実際に入力規則を作成するには下記を指定する必要があります。

➀ ルール名
入力規則の名前を指定します。ただし、40 文字以内で英数字のみである必要があり、セールスフォース組織内で重複しない名称(ユニーク)でなければなりません。詳しくは、ヘルプ「入力規則項目」をご参照ください。

➁ 説明
こちらの項目は必須ではありませんが、➀の「ルール名称」が英数字のため、名称だけではどんな内容の入力規則なのか判断しにくい、ということが考えられます。そのためこの「説明」を入力しておいた方が後から見た時にでも、どんな内容のルールだったかがすぐにわかり便利ですので入力することをお勧めします。

➂ エラー条件数式
こんなデータが入力されたらエラーメッセージを表示して、データが保存されないようにしたい、という条件を指定してください。ここで指定した数式が True を返した場合、エラーメッセージが表示され、データが保存されません。
※つまり、ここで指定した数式の「条件を満たしたらエラー」ということです。「条件を満たさなかったらエラー」と勘違いしてしまいそうになるかもしれませんがご注意ください。

➃ エラーメッセージ
上記で指定した条件数式が True を返した場合に表示したいメッセージを指定してください。
データを入力したユーザが、何がいけなかったのかすぐにわかるようなメッセージにしましょう。

➄ エラー表示場所
エラーメッセージをページの上部か特定の項目の下のどちらに表示するのか指定します。

■ 入力規則を作成していないと。。?
例えば、取引先責任者オブジェクトの標準項目「電話」の場合。この項目に対して何も入力規則を作成していない場合、この項目には、携帯電話番号の 11 桁を超える 12 桁以上の文字を入力することができてしまい、さらに数字だけでなく、アルファベットや記号も入力できてしまいます。(おそらく「+81」などのように国番号を入力できるようにするため、汎用性を持たせているのではないかと推測できます。)ですが、取引先が国内に限定されているようであれば、電話番号はハイフンなしで「090XXXXXXXX」や「03XXXXXXXX」というように数字のみの 10 桁もしくは 11 桁に限定してしまった方が入力ミスも少なくなると考えられます。ここで活躍するのが入力規則です。

vali_rule_1

■ 実際に入力規則を作成してみましょう。
取引先責任者オブジェクトの「電話」項目に対して入力規則を作成してみます。
設定>ビルド>カスタマイズ>取引先責任者>入力規則 をクリックします。

vali_rule_2

ルール名、説明、エラー条件数式、エラーメッセージ、エラーメッセージの表示場所を指定します。

vali_rule_3

上記は、電話番号が 050、070、080、090 のいずれかで始まっている場合には 11 桁の数字が入力されていないとエラーメッセージが表示され、電話番号が 050、070、080、090 以外で始まっている場合には 10 桁の数字が入力されていないとエラーメッセージが表示される入力規則です。なお、下記の場合、電話番号項目が空白だとエラーメッセージは表示されず、空白のまま保存されます。

この入力規則を作成した後に、桁数が 11 桁を超えたり、アルファベットや記号が含まれた電話番号を入力すると、エラーメッセージが表示され、データが保存されないようになります。

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また、上記の場合とは異なり、携帯電話番号をハイフン入りで「090-XXXX-XXXX」のように入力してほしい場合は、下図のような入力規則を作成すると、指定した形式でデータが入力されるようになります。

vali_rule_5

 

上記では REGEX という関数を例に解説いたしましたが、セールスフォースのヘルプ「数式の演算子と関数」をご参照いただくと、IF、ISNEW、ISPICKVAL など、セールスフォースで使用できる関数の一覧を見ることができます。さらに、各関数の「ヒント」というところを見ていただくと、入力規則で使用できる関数を確認することもできます。

REGEX 関数の引数として指定している Java の正規表現( [0-9]{3}-[0-9]{4}-[0-9]{4} に該当する部分)については、Web で「正規表現」で検索して調べていただくと、ある文字列を表現するにはどのような正規表現を記述すればよいか、様々な例や情報が載っていると思いますので、入力規則と併せて活用していただくと便利かと思います。

今回は電話番号を例に説明いたしましたが、入力規則はデータの精度を向上させるのにとても有効な機能ですので、ぜひご活用ください。
Salesforceの保守・運用をご担当されていて、入力規則についてより詳しく知りたいという方は、弊社主催の研修「Salesforce管理 I(前編/後編」をご受講いただけますと、理解が深まるかと思います。

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