ロール設定をせずに所属部支店等を表示させる方法

 2018.06.14 support_service_team

こんにちは。アドミニストレータのKです。

Salesforceを導入しているお客様の中には、ロールの設定をせずに使用している場合もあるのではないでしょう?

海外拠点も含めると部支店の数が多く、人事異動も頻繁にある企業ではロールを設定することが現実的でない場合もあります。ですが、取引先や商談に所属部支店情報を表示させたいという要望は結構あります。その場合、数式項目を使って対応出来ますので、何かしらのヒントになれば幸甚です。

実際に設定をしてみましょう

1. ユーザーオブジェクトの内容を確認

ユーザオブジェクトの項目を確認します。部署・ディビジョンといった標準項目がありますので、こちらを使用しても良いですし、カスタム項目をユーザオブジェクトに作成して使用しても構いません。今回はカスタム項目を使って説明していきます。

部・支店(my_department_c) 課・支社(my_section_c)をユーザオブジェクトに作成します。

データ型はテキスト項目で作成します。

2. 数式項目の作成

次に取引先や商談、取引先責任者といったオブジェクトにユーザオブジェクトで作成した項目を反映させるための数式項目(戻り値:テキスト)を作成します。数式項目は画像の通りです。

※ここでは取引先オブジェクトに項目を作成します。

【所属部署】を作成します。取引先>取引先所有者>部・支店>Owner.my_department__cを挿入します。

次に【所属課支社】を作成します。取引先>取引先所有者>課・支社>Owner.my_section__cを挿入します。

項目の作成が終了したら、レイアウト上に設定し完了です。

3. 取引先レコードの確認

ここで取引先のレコードを確認してみましょう。画像の通り所属部署・所属課支社が表示されています。

※このリストビューはカスタマイズしていますが、リストビューについては過去のブログにありますので、

そちらをご参考にしてください。→『リストビューをフル活用してレコードを簡単にみつけよう』

4. レコード単位の表示を確認

レコード単位で表示しても同じく所属部署・課支社が表示されています。

5. リストビュー用カスタム項目の作成

取引先オブジェクトに所属部署が所有している取引先一覧を表示させるためのリストビューを作成したいと思います。そのためにリストビュー用のカスタム項目を作成します。データ型は数式項目(戻り値:数値)を選択し、ページレイアウト上では非表示にします。数式オプションではIF関数を使用します。数式内容は【所属部署がユーザの部支店と一致する場合は1、一致しない場合は0を返す】とします。

6.リストビューの【所属部署】を作成

リストビュー【所属部署】を作成します。リストビュー設定は下記の通りです。

7.  実際にどう見えるか見てみましょう

実際にリストビュー【所属部署】で絞ってみた結果です。

ここでは作成しませんが、同じように所属課支社が所有するリストビューを作成することも出来ます。

 

部支店数や組織改編が多く人事異動が頻繁にあるなどの企業ではロールが合わない場合がございます。その際は今回の例を参考になさってください。

最後に

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