セールスフォースの基本機能
レポート[前編/クロス条件・バケット項目]

 2016.06.30 support_service_team

こんにちは、アドミニストレーターのSです。

「Salesforceのレポートで複数オブジェクトの項目を表示できず、EXCELで集計している」「システム管理者がレポート作成・修正を一手に引き受けており、業務が煩雑。ユーザにお願いできたらいいのに・・・」

お客様からこのようなお話を伺うことがあります。そこで今回は、関連するオブジェクト項目を表示できる「クロス条件」と、簡単にグルーピングできる「バケット項目」を紹介いたします。

どちらの機能もシステム管理者権限がなくても、ユーザのプロファイルで「レポートの作成とカスタマイズ」および「レポートビルダー」権限があれば使用可能です。また、通常のレポート作成画面で使用するので、ユーザも簡単に操作できます。

クロス条件とは?
クロス条件を使用して、レポート結果から関連するオブジェクトや項目に基づいてレコードを絞り込んだり除外したりできます。通常のレポート条件では、主従であれば主(親)項目を条件に設定できますが、従(子)オブジェクト項目を条件に設定できません。レポートのカスタマイズ画面で関連するオブジェクト(子)項目を簡単にレポート条件に含めるツールが「クロス条件」です。

■クロス条件の使用例

商談レポートで、業種が「Technology」のパートナーが関連する商談のみのレポートを作成します。

レポートのカスタマイズ画面で条件「追加」のドロップダウンメニューを表示し、「クロス条件」をクリックします。

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レポート条件を「商談と関連するパートナー」と入力し、さらに「パートナーの検索条件を追加」のリンクをクリックします。

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検索条件入力欄が追加表示されます。「業種が[Technology]と一致する」という条件を入力し「OK」をクリックします。

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業種が「Technology」のパートナーが関連する商談のみのレポートを作成できました。レポート前編_4

また「オブジェクトに関連しない」レコードも選択可能です。例えば、取引先レポートで「取引先に関連しない商談」というクロス条件を指定すると「商談のない取引先」を抽出でき、営業活動の指標になります。
レポート前編_11

バケットとは?

バケットを使用することで、数式またはカスタム項目を作成せずに、レポートレコードをすばやく分類できます。バケット項目の作成時に、レポートの値をグループ化するために使用する複数のカテゴリ (バケット) を定義します。

■バケット項目の使用例

商談レポートで、国(請求先)の地域によってグループ化を行います。

レポートのカスタマイズ画面で「バケット項目の追加」をダブルクリックします。

レポート前編_5

「バケット項目を編集」画面が表示されます。「ソース列」にグルーピングしたい項目を選択し、「バケット項目名」にグループ名を入力します。さらにグループに含まれる項目値を選択します。今回はEMEA地域を選択します。

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項目値選択後、「移動先」ボタンをクリックします。バケット項目を新規作成するので、「EMEA」と入力します。

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バケット項目「EMEA」が作成され、項目値の先頭に「EMEA」がつきました。同様の手順で他地域のバケットを作成します。

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レポートのカスタマイズ画面でサマリー形式レポートを作成します。項目フォルダの「バケット項目」にある「国(地域)」をドラッグ&ドロップでグルーピングに指定します。

レポート前編_9

 

バケット項目でグルーピングしたレポートが作成できました。

レポート前編_10

バケット項目は数値項目、テキスト項目でも作成できます。数値項目の場合は「0~100, 100~200」のように数値の範囲指定をします。テキスト項目の場合は値を指定します。

 

いかがでしたか?ユーザの方でも簡単な操作で、より詳細なレポートを作成できますので、ぜひお試しください。

他にも便利な機能がありますが、詳細につきましては、弊社主催の研修「Salesforce管理 I(前編/後編」でも詳しく学べます。基本を理解したい方、もっと自社にそった設定方法を学びたい方はぜひご検討ください。

次回はレポート[後編]としてカスタムレポートタイプをご紹介いたします。

以上、セールスフォースの基本機能 レポート[前編/クロス条件・バケット項目]でした!

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