セールスフォースの基本機能
レコードタイプ・ビジネスプロセス

 2016.06.17 support_service_team

こんにちは、新人アドミニストレーターのHです。

前回ご紹介した「ページレイアウト」をさらに便利に使う方法として、今回は「レコードタイプ・ビジネスプロセス」をご紹介します。

レコードタイプとは?
同じ役割のグループ(例:営業)内でも「官公庁向け」「民間企業向け」のように異なるページレイアウトを使い分けたいときもあります。しかし、ページレイアウトは「プロファイルごとにひとつ」しか設定することができません。
そこで、異なるページレイアウトや異なる選択リスト値をさらに使い分けたいときに使用するツールが「レコードタイプ」です。

■レコードタイプの作成方法
例として、異なる選択リストの値を持つレコードタイプを作成してみます。
ページレイアウトの項目の選択リスト値には、使用するすべての値が含まれている状態から作業を開始します。
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設定>カスタマイズ>オブジェクト名>レコードタイプ>新規ボタン をクリックします。
ステップに従い、レコードタイプを設定します。「有効」にチェックし、「説明」を入力します。用途がより明確になりますので、レコードタイプ作成時に必ず「説明」を追加することをおすすめします。下のチェックボックスでプロファイルを選択し「次へ」。

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画面が切り替わったら、ページレイアウトを選択して「保存」。
ページレイアウト_6

保存したレコードタイプの選択リスト値を編集します。一覧から選択リストの左側の「編集」ボタンをクリック。
ページレイアウト_29

このレコードタイプに必要な値だけを選択して保存。
ページレイアウト_4

これでひとつ、完成しました。続いて同じ手順で用途の異なるレコードタイプをもうひとつ作成します。
このときの注意点です。ひとつ目のレコードタイプ作成時は「有効」と「プロファイルの有効」チェックボックスには、デフォルトでチェックが入りますが、2つ目以降は入りません。チェックがないと、せっかくレコードタイプを設定しても見えないことになります。
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またレコードタイプの作成が完了してから、あるプロファイルに割り当て忘れたときなどは、設定>管理>ユーザの管理>プロファイル>プロファイル名>オブジェクト設定>オブジェクト名>割り当てられたレコードタイプ から編集できます。「プロファイルの有効」チェックボックスを後から変更したいときは、レコードタイプを作成した画面からはできませんのでご注意ください。
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ただし、「有効」のチェックは、設定>カスタマイズ>オブジェクト名>レコードタイプ で編集することができます。

2つのレコードタイプを作成したあと、新規レコード作成時は以下のように、レコードタイプを選択することができます。
ページレイアウト_11-2

なお、レコードタイプは作成数に上限はありませんが、セールスフォース社では「200個以下」を推奨しています(200個を超えると管理が困難になるため)。
参考リンク:レコードタイプの作成と更新に関する考慮事項

ビジネスプロセスとは?
ここまででページレイアウトと、さらなる使い分けの方法としてレコードタイプをご紹介しました。最後はビジネスプロセスについてです。

ビジネスプロセスは「商談・ケース・リード・ソリューション」のレコードタイプを設定するときだけ、追加で作成が必要になります。
ビジネスプロセスという名称は、セールスプロセス(商談)・サポートプロセス(ケース)・リードプロセス・ソリューションプロセスの総称で、これらにはそれぞれの「進捗状況」を管理する特別な選択リスト項目(「フェーズ」または「状況」)があります。
この進捗状況はレコードタイプでは制御することができませんので、ビジネスプロセスの設定が必要です。

■ビジネスプロセスの作成方法
作業の順序は、まずビジネスプロセスを作成しておき、レコードタイプを作成するときにビジネスプロセスを選択できるようにします。
設定>カスタマイズ>オブジェクト名>プロセスの名前(セールスプロセス・サポートプロセス・リードプロセス・ソリューションプロセス)>新規ボタン
ここで、あらかじめ項目の値を選択しておきます。もし項目の値を新たに追加したい場合は、各オブジェクトの項目で「フェーズ」または「状況」から選択リスト値の追加が可能です。

ビジネスプロセスの作成が完了してから新規レコードタイプを作成すると、作成したビジネスプロセスが選択できます。

ページレイアウト_10

なお詳細につきましては、弊社主催の研修「Salesforce管理 I(前編/後編」でも詳しく学べます。基本の操作方法をより深く学ぶことで、セールスフォース業務の効率が大きく向上することを実感していただけると思います。
また直接御社に伺い、設定の代行業務やシステム管理業務を行うアドミニストレーター派遣事業も行っております。お一人では設定が少し不安な方、業務多忙な方、弊社のSalesforce認定アドミニストレーターがお手伝いさせて頂きます。

以上、「セールスフォースの基本機能 レコードタイプ・ビジネスプロセス」でした!

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