Salesforce管理者向け 年度切替作業(前編)~当日までの準備作業~

 2018.05.18 support_service_team

こんにちは、アドミニストレーターの下重です。

Salesforce組織の年度切替に伴う作業について紹介します。
今回は前編ということで、年度切替当日までに行う、準備作業について説明していきます。

SFDCの年度切替って…?

Salesforceアドミニストレーター資格に合格して、晴れて、会社のSalesforce管理者に任命されたあなた。標準機能の使い方や・設定方法についてはだいぶ慣れてきて、何かわからなければ、ヘルプやTrailheadで調べて解決できるようになり、落ち着いた日々をお過ごしかと思います。

そんな中、上長から
「3月末で年度が切り替わるんだけど、Salesforceでやることあれば準備進めておいてよ」
こんなざっくりとした指示を受けたとします。

年度切り替えで…Salesforceでやることって…?
・そもそも何をすれば良いの?
・何から手を付ければ良いの?
・準備する期間ってどれくらいかかるもの?

とりあえずネットで調べてみますが、「カスタム会計年度」のことしか出てきません…orz。
担当する組織によって様々なので、この辺のことって調べてもわからないことかと思います。

今回は私の担当する組織で、実際に行った年度切替作業について紹介します。
参考にしていただければ幸いです。

年度切替当日までの準備作業

前提条件

■ 今回は、03/31~04/01にかけて年度切替が行われると仮定します。

■ 準備期間は「03/01~03/30」までの約1ヵ月間です。

①ライセンス数の検討

ライセンスを複数年契約している組織の場合、毎年行う作業ではありませんが、単年で契約している組織の場合は、来年度のライセンス数を減らす/増やす/現状維持 を決める必要があります。
もちろんシステム管理者のあなた一人で判断はできませんので、ユーザ部門とMTGを重ねて、来年度契約するライセンス数を決めていきましょう。

 

②年度切替時のサービス停止時間帯の検討

システム管理者は3/31夜から4/1朝に掛けて作業を行うと思います。その間サービスは停止すべきだと思いますので、何時から止めて良いか?何時から再開するのか?を決めておきましょう。

私はプロファイルのログイン時間帯制限機能を使ってこれを実装しました。

【ポイント】
再開する日の時間設定は終日ログイン不可に設定しておくと良いです。作業が予定より伸びてしまった場合、再開時間を再設定するのは面倒ですので。

 

③組織変更に合わせたロール構成の検討・変更

ロールが決まらないとそれに伴う変更箇所(共有ルール、ワークフロー、入力規則など)が決まらないので、まずはここから考えましょう。
組織の変更が事前に教えてもらえない場合もあると思いますが、なるべく早くもらえるよう交渉してみましょう。

【ポイント】
ロールの変更内容が決まったら、実際に本番環境に反映していきましょう。
もちろん現行のロールを変更してしまうと、影響が及びますので、全て新規で来年度分のロールを作成します。(イメージとしては現行のロールのツリーと来年度分のロールのツリーが2つ存在する状態にします。)切り替え当日は古いロールの削除だけ行うようにしましょう。

ロールの変更に伴い、共有ルール、ワークフロー、入力規則などの変更が必要な場合は、変更内容をまとめておきましょう。

 

④レポート・ダッシュボードの変更内容の検討

私の担当する組織では、レポート作成を行わないユーザに対して予め要望どおりのレポート・ダッシュボードを用意してあげています。
来年度から用意するレポート・ダッシュボードについて追加・変更・削除が必要か検討しましょう。
【ポイント】
変更内容が決まったら、実際に本番環境に反映していきましょう。
現行のレポートを変更してしまうと影響が及びますので、全て新規で作成します。(来年度分のフォルダを新規作成して、その中に格納します。(ユーザのアクセス権限はなし))
切り替え当日はフォルダへのアクセス権限の設定だけ行うようにしましょう。アクセス権の設定を変更しておけば、古いレポートフォルダはユーザからは見えませんので翌日以降にゆっくり削除でOKです。

 

⑤Salesforce利用ユーザの検討

年度切替に伴い、人の異動がある場合、Salesforceを利用する部署から利用しない部署への異動、その逆もあると思います。来年度、Salesforceを利用するユーザを検討しましょう。
【ポイント】
データローダで一括で変更が行えるようにCSVファイルの準備をしておきましょう。
既に来年度分のロールも作成してある状態なので、ロールIDも取得できます。更新項目としてCSVファイルに含めておきましょう。(数名の変更なら一人ずつ画面から変更してもOKです。)

 

⑥レコード所有者の変更内容検討

私の担当する組織では、年度切替での組織変更や人の異動に伴い、ユーザの所有する商談データについて、次の担当者へ引き継がれることが多発します。
そのため、商談所有者を一括で変更してほしいと依頼されます。
まずは、全商談データの一覧資料を用意して、変更後の所有者を検討してもらいましょう。もちろんレコードの所有者は画面からも変更可能ですので、ユーザに対応してもらえるようであればお願いするという手もあります。

【ポイント】
年度切り替え当日までに引き継ぎ先のユーザが確定できないこともあると思います。
年度切り替え当日とその1~2週間後ぐらいの2回に分けて実施するようにするとスムーズに進められると思います。

 

次回予告

次回のテーマは「Salesforce管理者向け 年度切替作業(後編) ~当日の作業~」と題しまして、年度切替当日の作業について紹介していきます。
・承認プロセスの代理承認
・積み上げ集計項目の再計算
など、この辺りのことも紹介したいと思いますので、ぜひ参考にしていただければ幸いです。

最後に

パソナテキーラでは直接御社に伺い、システム管理業務を行うアドミニストレーター派遣事業も行っております。
お一人では設定が少し不安な方、業務多忙な方、弊社のSalesforce認定アドミニストレーターがお手伝いさせて頂きます。

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