成立した商談のフェーズをロックする方法

 2019.07.17 customer_success

こんにちは。Salesforce運用支援サービス「AGORA」のサポート担当 Inoです。
日々、たくさんのお客様から頂くお問い合わせの中で、「これは他のお客様にも役に立つはず!」というSalesforceのワザやトラブル解決法をご紹介させて頂きます。

今回は「成立した商談のフェーズをロックする方法」についてです。

成立した商談をロック(レコードロック)するには?

とあるお客様環境の事例で・・・
運用の現場で「商談のフェーズをうっかり『成立』にしてしまう事があるので、上長しか『成立』にできないように制御する」という設定を行いました。

一方で、これだけでは 現場の担当者が『成立』フェーズを『成立』未満 のフェーズに戻すことができてしまうために、誤ってフェーズを変更してしまい、再度上長に依頼して『成立』に戻してもらう運用が必要となってしまいました。

煩雑な運用に困った上長からは、「フェーズを『成立』にしたら商談をロック(レコードロック)して他のフェーズに変更できないようにして欲しい」と再設定の要望が上がりました。

こんな時、Salesforceなら、簡単に上長の要望を実現できます!

事象
↑ 実際は商談が『成立』しているのに、誤操作で「商談中」に戻ってしまっては、大変 !!!

解決内容

〈解決キーワード〉
 入力規則
 商談のクローズ

商談のフェーズを「成立」または「不成立」にすると、クローズ扱いとなります。
(「商談クローズ」を示す “完了フラグ” が自動的に立つイメージです。)

それを利用して、入力規則を作っていきます。

 

①「設定」-「オブジェクトマネージャ」-「商談」-「項目とリレーション」から、「フェーズ」をクリックします。

解決1

 

②「入力規則」セクションの「新規」ボタンをクリックします。

解決2

 

③入力規則を作成していきます。

「エラー条件数式」に、以下の数式を記述します。

PRIORVALUE( IsClosed )

*「IsClosed」という項目は、商談が完了したかどうかを示す項目で商談が完了すると自動的にtrueの値が設定されます。元々Salesforceの中に備わっている項目です。
*「PRIORVALUE」とは、「変更前の値が○○○だったら」という関数で、この場合の数式は「変更前の値が ”完了” だったら」という意味になります。

続いて、エラーメッセージなど必要項目への入力を行い、『保存』をクリックします。

(保存するとき、「有効」にチェックを入れるのを忘れないでください!)

解決3

 

④では、実際に成立している商談のフェーズを変更して、テストしてみましょう。

解決4

 

先ほど設定した「エラーメッセージ」が表示され、ステータスを変更することができません。
テスト成功です!

このように、入力規則を1つ設定するだけで、成立した商談のフェーズをロックすることができました。

最後に

「もう少し詳しく知りたい!」
「いま、使っている組織環境の場合について相談したい!」
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