セールスフォースの基本機能  グローバル検索

 2017.01.27 support_service_team2

こんにちは、新人アドミニストレーターの半田です。
今回は弊社でも開催しておりますトレーニング(Salesforce管理 I(前編/後編))にて学んだセールスフォースの基本機能をご紹介させて頂きます。
みなさまのセールスフォース業務に少しでもお力になれますと幸いです。

今回のテーマはグローバル検索です!

グローバル検索とは?

簡単に言うと組織全体のオブジェクト内のデータを項目の指定をせずに検索してくれる便利機能です。
大量のデータを管理・運用するうえで検索機能は切り離しては考えられないですね。
今回はこのグローバル検索の機能についてご紹介させて頂きます。

グローバル検索の検索バーはどこにあるの?

さっそく検索してみましょう!

あれ?検索バーに入れた検索語にヒットしない(あるはずなのに)

そんな時は設定も含めて確認するポイントがいくつかありますのでご紹介させて頂きます。

①検索したいデータが含まれているオブジェクトのアクセス権の確認
②検索語が含まれているオブジェクトのタブ化
③検索バーに入力する検索語の文字数は英数字は2文字以上
④カスタムオブジェクトの場合は「検索を許可」
⑤ワイルドカード「*」の使い方の確認
⑥検索したい項目のデータ型
※項目のデータ型が「選択リスト」「数式」「日付」の場合は検索不可

今回は⑤ワイルドカード「*」の使い方の確認⑥検索したい項目のデータ型、についてご紹介させて頂きます。

ワイルドカード「*」の使い方の確認

例:「株式会社パソナテキーラ」を検索してみましょう

Excelを使用されている方も多いと思うので、Excelの検索との違いも含めてご紹介したいと思います。

◆Excelの場合

◆セールスフォースの場合

ワイルドカード「*」を使って検索してみましょう

ワイルドカード「*」とは?

あいまい検索をする際に検索したい語句に付加し文字の代わりに使用できる特殊な文字です。
※単語と認識されている語句の後方、または単語の中間に「*」を入力して検索することが可能です。

単語の先頭文字が同じ語句が含まれているデータ

単語の先頭と後方が指定する語句が含まれているデータ

検索語の項目のデータ型

気を付けなければいけないのは検索可能な項目の「データ型」は決まっていることです。

セールスフォースのデータ入力を効率化するために「数式」を使用したり入力ミスを防ぐために大変便利な「選択リスト」を使用することもあると思いますが、「選択リスト」や「数式」は残念ながらグローバル検索では検索でヒットしない項目なのです。

解決策として
グローバル検索用として使用するカスタム項目を新規作成し、データ型はテキストにします。
作成したカスタム項目にプロセスかワークフローで項目自動更新をかけ、「数式」、「選択リスト」のデータの値を返します。
このようにひと手間かければ「数式」や「選択リスト」をたくさん使用してもグローバル検索の威力をより発揮できます。
せっかく入力した大量のデータが検索にヒットせず、非効率な結果を生むことになるのは残念ですよね(重複データなど)
カスタム項目を作成するときはグローバル検索のことも考慮しながら作成すると良いと思います。

最後に

パソナテキーラでは、直接御社に伺い、設定の代行業務やシステム管理業務を行うアドミニストレーター派遣事業を行っております。
保守・運用をご担当されているものの、お一人では設定が不安な方、業務多忙な方、弊社のSalesforce認定アドミニストレーターがお手伝いさせて頂きます。

気になる方は、ぜひ弊社までお問い合わせください。

以上、グローバル検索についてでした。

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