行動、ToDo、活動の違いを生かして、Salesforceの積極的な利用につなげよう!

 2019.01.25 support_service_team

こんにちは!アドミニストレーターのIです。

今回は、行動、ToDo、活動の違いと
新規行動、新規ToDo作成について、ご説明いたします。

行動、ToDoを利用してみたら、以前よりもSalesforceにログインしてるかも♪
というきっかけになっていただけたら、幸いです。

行動とToDoの違いについて

ToDoとは…

実施する納期に対して、任命先として設定したユーザがしなくてはならないタスクを登録し、管理することができます。

タスクの進捗状況を、「未着手」「進行中」「完了」などで管理することができ、設定した納期を過ぎても、完了していない場合、自動的にクローズされることはありません。

行動とは…

打合せや会議などのように、特定の日付の予定を管理することができます。

「開始日時」「終了日時」の項目によって登録し、ToDoのような設定した日付に対して、「完了」などの状況を管理する機能はありません。そのため、設定した納期が過ぎたら、完了していない場合でも、自動的にクローズされます。

新規行動、新規ToDo入力

では、取引先に新規行動、新規ToDoを入力してみます♪

・2019年2月5日の15:00~17:00、お客様(ABC株式会社)と打ち合わせ

打合せに伴い、作業①の準備が必要

・作業①:打合せに向けて資料作成

上記内容を行動とToDoに登録してみます。

※今回は、Lightning Experience画面で登録してみます

新規行動の登録

✓2019年2月5日の15:00~17:00に、お客様(ABC株式会社)と打ち合わせ

(1)任意のページで、グローバルアクションメニュー①から、「新規行動②」を選択

(2)「件名③」「開始_日付/時間④」「終了_日付/時間⑤」「(選択したオブジェクトに関連付け)⑥⑦」「任命先⑧」「場所⑨」を登録の上、保存へ

(3)「カレンダー」タブから登録を確認すると下記のように表示されます。

※予定にマウスをあてると詳細情報が表示されます。左下「詳細」をクリックし、「編集」画面へ遷移すると行動の「説明」の入力も可能です。

新規ToDoの登録

✓作業①:打合せに向けて資料作成

(1)任意のページで、グローバルアクションメニュー①から、「新規ToDo②」を選択

(2)「件名③」「期日④」「(選択したオブジェクトに関連付け)⑤⑥」「任命先⑦」「状況⑧」を登録の上、保存へ

(3)関連付けしたオブジェクトのレコードから、登録を確認すると下記のように表示されます。

※下記は、「取引先」オブジェクトのレコードから確認した例となります。

※今回私は、新規ToDo保存後に、編集画面を起動し、「コメント」「アラーム設定」を追加しました。下記は、コメントに「資料作成」、アラームに「2月1日 17:00」の追加の例です。

今回デフォルトのグローバルアクションのレイアウトで新規ToDoを作成した為、保存後に「コメント」「アラーム」を追加いたしましたが、レイアウトを編集すれば作成時でも設定は可能です。

ToDo作成でタスクを管理し、さらにそのタスクにアラームを設定すれば、期日には通知されるようになりますので、漏れなく作業を処理することにつながるかと思います。

活動とToDoを利用することで、Salesforceへのログインが自然に習慣化されるようになれば、嬉しいです!

是非、ご活用ください!!

最後に

パソナテキーラでは、Salesforceの機能や管理業務を理解した有資格者が直接御社に伺い、システム管理業務を行うアドミニストレーター派遣事業も行っております。

お一人では設定が少し不安な方、業務多忙な方、弊社のSalesforce認定アドミニストレーターがお手伝いさせて頂きます。

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