そろそろきちんとSalesforce>ワークフロールールの整理、できていますか?

 2017.04.24 SatoRie

あなたのSalesforceのメンター、AGORAです。

Salesforceという話題のツールを手に入れて、ビジネスの荒波へ漕ぎ出したものの、思ったほど便利さを実感できていないという方もいらっしゃるかもしれません。

例えばこんな風に・・・・・・

  • Salesforceであらかた情報を登録しておけばすぐに必要な人とだけ共有できるって聞いていたけど、セキュリティの問題もあるし本当に全部登録していいのかな?結局そういう情報は別にエクセルで管理するしかないのかな?
  • 自動的にメールを送ったり情報を更新したりする設定を簡単にできるらしいけど、実際どの機能でどうやってやればいいの?やっぱり難しくて自分ではできないのかな?

初めて何かを学ぶときは、実際にその機能を使いこなしている相手に聞いたり、操作手順を実演してもらったりすることが近道です。AGORAでは時に知識豊富な家庭教師として、経験豊富な先輩として、そしてゴールへ導くメンターとして、皆様をサポートいたします。そしてサポートのためのツールとして、AGORAでは『活用ガイド』を用意しております。

活用ガイドとは

『活用ガイド』とはAGORAのポータルサイトから閲覧いただけるSalesforceの手引きであり、教則本のようなものです。できるだけ専門用語を排除し設定画面の画像を添え、簡潔にわかりやすく活用法をお伝えできるように作成してあります。

少々突飛な話になりますが、Salesforceをピアノに例えてみます。皆さんは奏者です。誰でも鍵盤を叩いて音を出すことができるように、Salesforceもポイント&クリックで誰にでも操作は可能です。それでも、音を重ねて曲を奏でるときは、楽譜が必要です。楽譜を読み解く知識も必要です。

そのようなときに手助けとなるのが、AGORAの活用ガイドなのです。活用ガイドでさまざまな手段とその要点を知り、手順を追っていくことで、ひとつひとつご自身で行えることを増やすことができます。最初はシンプルで短い曲だけしか弾けなくても、徐々に色々な曲をスムーズに弾けるようになるように、Salesforceのスキルアップをサポートします。

活用ガイドを使って、ワークフローの整理をしてみましょう

AGORAと活用ガイドが管理者をサポートする一例を紹介します。

Salesforceを使い始めた管理者が独学で下図のようにワークフロールールを設定しました。ひとりひとりのユーザごとにルールを作成しており、たくさんのワークフロールールが設定されています。

※ワークフロールールとは?決めておいた設定条件(日にち、フェーズ、数値)などが満たされた場合、自動で指定しておいたアクション(メールの送信や項目の更新など)が動く機能のこと

内容を確認すると、見積り担当者の項目に名前が入り、商談のフェーズが「ニーズの把握」に更新されたとき、次のフェーズ「提案/価格と見積り」に備え、事務担当者へ見積書作成の準備を促すメールアラートを送信するようになっています。商談所有者となり得るユーザごとにワークフロールールを設定し、メールアラートアクションで商談所有者と担当事務のユーザを受信者として設定しています。

しかし、ワークフロールールは無制限に設定できるわけではありません。また、この企業は事業拡大のため従業員=ユーザ数がどんどん増加しており、このままではワークフロールールの上限に達してしまいます。

そこでAGORAのサポートへ相談したところ、数式と状況に適した項目を使用することで改善できるとアドバイスを受けました。


管理者は『活用ガイド』の「ワークフロー評価・ルール条件」を読みながら、教えられた数式をルールへ、項目をアクションへ組みこみ、30以上あったワークフロールールをひとつへまとめることができました。

 

大量の情報をただ蓄積しただけでは、情報の価値は活かされません。必要な視点から切り出して活用するためには、情報を秩序立てることが必要です。それはSalesforceへ蓄積する情報だけではなく、私たち自身のSalesforceに関する知識も同様です。AGORAではSalesforceの認定資格者のサポートと活用ガイドなどのコンテンツによって、お客様が自立してSalesforceを活用し、ご自身で運用の幅を広げることを可能にします

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