カスタマイズで社内の業務を効率化しよう

 2017.05.22 support_service_team

こんにちは。アドミニストレーターのSです。
セールスフォースを導入した理由のひとつとして”業務の効率化をしたいから”ということがあげられます。
自社の業務に合わせて使いやすいようにカスタマイズできれば導入した甲斐がありますよね。
今回は社内の申請フローを「連動関係」や「ページレイアウト」といった比較的簡単な方法を使って、セールスフォース上で設定した実例をご紹介いたします。

社内申請業務をメールからセールスフォースに

現状と問題点

・下表のような社内申請業務をエクセルとメールで行っている
・申請に不備が多く電話やメールでの連絡作業が多く、完了までに時間と手間がかかっている
・申請中のデータがどこまで進んでいるか共有されていない

考慮したい点

・ストレスなく不備なく入力できること
・依頼が今どんな状態にあるのか一目で確認できること

image1

同じカテゴリーの業務が枝分かれしていくような場合には、「レコードタイプ」を利用して設定している環境もよく見るのですが
それだけページレイアウトの種類も増えることになります。
後から項目を追加したりするとそれぞれのレイアウトでメンテナンスする必要がでてくるため、今回の事例では使用しませんでした。

手順

★オブジェクト・項目作成★ (詳しい設定方法はこちら
設定>ビルド>作成>オブジェクト 【新規カスタムオブジェクト】
表示ラベル「申請書類」で作成後、カスタム項目 & リレーションにある【新規】から
以下の項目を作成。
・『申請種類』(リスト値:休暇届~仮払い申請までの水色の値)
・『入力が必要な項目』(リスト値:該当日~添付書類までのピンクで色付けされたセルの値)
・『品名』(リスト値:鉛筆、ノート、消しゴム、パソコン、携帯電話)
→リスト値の品目を管理します
・『添付書類』(リスト値:有、無)
→添付書類はレコード保存後に関連リストの”メモ & 添付ファイル”に保存しますが
下部までスクロールする必要があります。項目として入力することで受け入れ部署に分かりやすくし、申請者にも意識付けの目的となります。
・その他のピンクで色付けされた『該当日』から『最寄駅』まで、と『個数』、『金額』は
任意のデータ型で項目作成。
・『ステータス』(リスト値:新規作成、差し戻し、再依頼、対応中、保留、完了)
→申請が今どのような状態にあるのか管理するための項目です。

★連動関係の設定★
作成>オブジェクト>「申請依頼」>カスタム項目 & リレーションの【項目の連動関係】
制御項目『申請種類』、連動項目『入力が必要な項目』を選択し【次へ】。

image2

表示したいリスト値が隣接していればShiftキー、離れていればCtrlキーを押しながら値を選択。【値を含める】をクリックすると色が変わります。

【保存】前に【プレビュー】で動作を確認することができます。

image3

同様に制御項目『申請種類』、連動項目『品名』で連動関係を作成。『品名』は上記の項目作成の際にリスト値(鉛筆、ノート・・)とした品目が表示されますので『申請種類』が”備品購入依頼”と”備品貸与申請”の場合のみ値を含めます。
保存時に「他の制御項目の値に連動項目の値が含まれていません」といったメッセージが表示されますが、そのまま【保存】します。
(制御項目『申請種類』、連動項目『添付書類』で連動関係も作成。含める値は”住所等変更届”と”交通費申請”。)

image4

 

image5

※連動項目の設定状況確認は以下より一覧できます。
設定>ビルド>作成>オブジェクト>申請依頼>カスタム項目&リレーションの【項目の連動関係】

image6

 

★ページレイアウト★  (詳しい設定方法はこちら
選択リスト以外のデータ型は連動関係が使えません。セクションを使用して配置を工夫したりヘルプテキストを使用するのも有効です。
入力規則を設定しておくことも有効ですが、【保存】をクリックするまでユーザは気が付かないので、こちらは制限の意味合いが強くなります。
入力者の作業効率を考えると、できるだけ【保存】前に気が付く設定のほうが親切だといえるでしょう。

 

パソナテキーラではアドミニストレータが常駐しカスタマイズの提案から実装、定着化などをお手伝いするオンサイトアドミニストレータサービスや遠隔操作でサポートを行うサービスAGORAがありますので、お気軽にお問合せください。

Actii – Salesforce管理者の常駐支援サービス

ブログ購読のご案内