Salesforce管理者向け 年度切替作業(後編)~当日の作業~

 2018.05.29 support_service_team

こんにちは、アドミニストレーターの下重です。

Salesforce組織の年度切替に伴う作業について紹介します。
今回は後編ということで、年度切替当日に行う作業について説明していきます。

前編では当日までに行う、準備作業について紹介しております。
Salesforce管理者向け 年度切替作業(前編) ~当日までの準備作業~
こちらも参考にしていただければ幸いです。

前回のおさらい

Salesforceシステム管理者に任命されたあなた。
上長から
「3月末で年度が切り替わるんだけど、Salesforceでやることあれば準備進めておいてよ」
こんなざっくりした指示を受けたとします。

前提条件

03/31~04/01にかけて年度切替が行われると仮定します。

■ 準備期間は「03/01~03/30」までの約1ヵ月間です。

当日までに、こんな準備作業を行いました。
①ライセンス数の検討
②年度切替時のサービス停止時間帯の検討
③組織変更に合わせたロール構成の検討・変更
④レポート・ダッシュボードの変更内容の検討
⑤Salesforce利用ユーザの検討
⑥レコード所有者の変更内容検討

それでは、当日作業を紹介していきます。

年度切替当日の作業

Salesforceの年度切替作業は「準備」と「当日作業」では圧倒的に「準備」の方が大変です。
「当日作業」はしっかりと計画された作業を一人で黙々とこなしていけば良いだけですので。

①サービス停止

システム管理者は3/31夜から4/1朝にかけて作業を行うと思います。
想定通りの時間帯にサービスが停止されるように、3/31の夜までには設定を完了させましょう。

私はプロファイルのログイン時間帯制限機能を使ってこれを実装しました。

上記は月曜日の夜から火曜日にかけて作業を行うときの設定です。

【ポイント】
・再開する日の時間設定は終日ログイン不可に設定しておくと良いです。作業が予定より伸びてしまった場合、再開時間を再設定するのは面倒ですので。

 

②承認プロセスの代理承認

私の担当する組織では、承認待ちの申請データがあった場合、
年度切替で承認者・申請者が異動してしまい、承認されずに残ってしまうことを避けるため、
このタイミングですべての承認を済ませてほしいと依頼されます。

下記作業を行います。

(1)承認待ちとなっているプロセスの検索
「承認プロセスの一括移行」から承認待ちの申請データを検索します。

(2)代理承認の実行
検索結果から代理承認を実行します。

【ポイント】
・もちろん直接ユーザが承認することが望ましいので、予め年度切替までに承認を済ませてもらうように周知しておくことをおすすめします。
・実際に代理承認を行う際にはコメント欄にその旨記載しておくと親切かと思います。
(「○○期年度切替時の代理承認」みたいな感じでOKです。)

 

③共有ルール、ワークフロー、入力規則などの変更

ロールの変更に伴い、共有ルール、ワークフロー、入力規則などの変更が必要な場合は、このタイミングで変更を行いましょう。
※ワークフロー、入力規則については条件にロール名を指定している場合などに変更が必要になるかと思います。
【ポイント】
その他、ホーム画面のレイアウトや、メールテンプレートの変更などもこのタイミングで行いましょう。不要なワークフロールールや、入力規則などがあれば、年度切替を期に無効化するのも良いでしょう。

 

④ユーザ情報の変更

年度切替に伴い、人の異動がある場合、Salesforceを利用する部署から利用しない部署への異動、またはその逆もあると思います。

準備作業で作成したCSVファイルを使用してデータローダで一括反映していきましょう。

【ポイント】
無効化/更新/新規のCSVファイルを用意して3回に分けて実施すると確認しやすくて良いかと思います。その際は、「新規」より先に「無効化」を実施しましょう。
ライセンス数に余りがない場合、無効化してからでないと新規追加できませんので。

 

⑤公開グループメンバーの変更

ユーザの変更が完了したら、公開グループに割り当てている「ユーザ」「ロール」「ロール&下位ロール」についてもこのタイミングで変更していきましょう。

【ポイント】
事前に公開グループごとの設定内容を資料にまとめておくとスムーズに作業が進められます。

 

⑥レコード所有者の変更

私の担当する組織では、年度切替での組織変更や人の異動に伴い、ユーザの所有する商談データについて、次の担当者へ引き継がれることが多発します。
そのため、商談所有者を一括で変更してほしいと依頼されます。

準備作業で作成したCSVファイルを使用してデータローダで一括反映していきましょう。

もちろんレコードの所有者は画面からも変更可能ですので、ユーザに対応してもらえるようであればお願いするという手もあります。


【ポイント】
年度切り替え当日までに引き継ぎ先のユーザが確定できないこともあると思います。
年度切り替え当日とその1~2週間後ぐらいの2回に分けて実施するようにするとスムーズに進められると思います。

 

⑦積み上げ集計項目の一括再計算

私の担当する組織では、積み上げ集計項目に「当年度」や「来年度」の合計を集計するために日付(期間)を指定しています。
年度切替に伴い、指定している日付(期間)を変更します。
変更した後、「積み上げ集計項目の一括再計算」を実行することで全てのレコードに対して積み上げ集計項目の値を最新化させます。

⑧不要なコンポーネントの削除

前年度まで使用していた下記コンポーネントを削除していきます。
・ロール
・レポート・ダッシュボード
・レポートフォルダ
・ダッシュボードフォルダ
その他、不必要になった公開グループなどありましたら、このタイミングで削除しましょう。

【ポイント】
ユーザへの影響はないものに関しては、当日やらなくても翌日以降にゆっくり削除でOKです。

 

その他

■ Sandbox環境を利用できる状況であれば(FullSandboxがベスト)、1度当日作業のリハーサルを実施すると良いでしょう。準備中に気づけない落とし穴が見つかります。

例えばこんなことが…
・商談所有者を変更しようとしたが、はるか昔に登録された商談データで、最近追加した入力規則に引っかかってしまって更新できない。
(正しい値に更新してもらうのは後回し、いったん入力規則を無効化して、所有者変更だけ済ませましょう)
・データローダで一括で更新しようとしたら、タイムアウトエラーやガバナ制限エラーが発生してしまう。
(そんなときは少し手間ですが、CSVファイルを分割したり、データインポートウィザードを試してみてください。ワークフロールールを起動しないでデータ更新してみましょう)
・予定していた時間内に作業が終わらない。
(リハーサルでかかった時間を参考に、当日のスケジュールを作成しておくと焦らずに作業できます)

こんな感じに実際やってみないと気づけない障害が発生しますので、リハーサルは実施することをおすすめします。

 

以上、私の担当組織で実際に行った年度切替作業についての紹介でした。
担当する組織と照らし合わせながら、参考にしていただければ幸いです。

 

最後に

弊社では直接御社に伺い、システム管理業務を行うアドミニストレーター派遣事業も行っております。
お一人では設定が少し不安な方、業務多忙な方、弊社のSalesforce認定アドミニストレーターがお手伝いさせて頂きます。

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